Compte-rendu de l’Assemblée Générale de la guilde du fantastique du 15 Octobre 2016

Ordre du jour

- Bilan annuel
- Bilan financier
- Membre d’honneur
- Modification des statuts de l’association
- Election des nouveaux membres du Conseil d’administration
- Questions diverses

Etait présent du Conseil d’Administration :
Président : Etienne CRIZANIAC
Trésorier : Fabien FARRE
Secrétaire : Pierre-Georges SALVAT
Responsable communication/informatique : Mary PLOURDE

6 autres membres de l’association était présents, 5 dérogations ont été établies.
15 membres au total.

La réunion débute à 20h30

1 – Bilan annuel

Février :
- Convention Aka-to-Kin
La Guilde a tenu un stand et a fait 6 parties d’initiation tenu par Etienne CRIZANIAC et Benoît BENASSON.

Mai :
- Perpi-Jeux
La guilde a mis en place une lice pour enfants. Nous avons eu de très bon retours des visiteurs même si le fait d’être à côté d’un arrêt de bus a posé quelques soucis au niveau sécurité.
- Nuit du jeu
6 tablées se sont tenues ce soir-là et la buvette a fait un bénéfice de 76,02€. La mairie a été très contente du rangement et du nettoyage des salles et nous prêtera a nouveau les locaux sans problème.

Août :
- La grillade de la Guilde

Septembre :
- La Convention du Fantastique
Cette année, la convention s’est à nouveau tenue à la maison des associations. Il y a eu 37 tablées, 2 semi-GN, 92 pass Week-end vendu. La convention a fait 943,78€ de bénéfice.
En points négatif cette année :
- le stock de pate à crêpes, Benoît BENASSON a proposé de prêter son pétrisseur à la prochaine convention pour fabriquer la pate sur place.
- Le stock de sandwich, Etienne CRIZANIAC a répondu qu’il voulait ne pas avoir de surplus mais a malheureusement vu trop juste.
- Le stock de thé.
- Il manque un coordinateur à l’accueil, Benoît BENASSON a proposé de laissé un cahier de jour où nous noterons sur la première page le matériel disponible à l’accueil, les consignes de prise de postes et la liste des tablées et des MJ. Dans ce cahier, chaque bénévoles à l’accueil devra noter tout les soucis rencontré pendant sa tenue de poste et devra être lu par le prochain bénévoles à sa prise de poste.
- Il a manquait beaucoup de lots, il faudra refaire le stock des lots pour les prochains évènements à venir.
- Le manque de bénévoles.
En points positif cette année :
- Le bénéfice est en hausse.
- Pas de perte en cuisine
- Une belle affiche
- De bons retours des visiteurs

Le bilan annuel se termine par le nombre de 35 adhérents cette année.

2 – Bilan financier

La Guilde a un compte bancaire positif de 2447,20€
A cela il faudra garder environ 1000€ pour l’organisation de la Convention 2017 et il faut enlever 600€ d’assurance.
Le trésorier soulève le problème de l’assurance de la guilde trop cher, le prochain secrétaire et trésorier devront négocier le prix ou trouver un nouvel assureur.

3 – Membre d’honneur

Comme chaque année, les membres présents à L’assemblée votent à main levée une personnalité qui sera membre d’honneur.
Cette année, Vin Diesel a été élu.

4 – Modification des statuts

Le président soulève le problème de n’avoir cette année aucun candidat aux postes du Conseil d’ Administration et du risque de dissolution de l’association.
Les adhérents présents proposent de mettre en place un nouvel article dans les statuts.
« Article 26 :
Si lors de l’assemblée Générale devant élire le nouveau bureau est en manque de candidat et pour éviter la dissolution de l’association, la partie de l’article 9 sur le renouvellement des mandats est suspendu jusqu’à la prochaine élection par vote des adhérents de plus de six mois présents. »
Le vote de cette modification s’est fait à main levée et a été accepté à l’unanimité.

5 – Election des nouveaux membres du Conseil d’Administration
Ce sont présenté aux différents postes :
Président : Etienne CRIZANIAC
Trésorier : Sebastien HALLER
Secrétaire : Benoît BENASSON
Pôle JDR : Kevin GIL
Pôle GSM : Pierre Georges SALVAT
Pôle Informatique : Raphaël MOURNAT

Le vote s’est fait par bulletin secret. Après dépouillement :
Président :
- Etienne CRIZANIAC, 14 votes sur 15

Trésorier :
- Sébastien HALLER, 14 votes sur 15

Secrétaire :
- Benoît BENASSON, 14 votes sur 15

Pôle JDR :
- Kevin GIL, 11 votes sur 15
- Fif, 1 vote sur 15

Pôle GSM :
- Pierre Georges SALVAT, 13 votes sur 15

Pôle Informatique :
- Raphaël MOURNAT, 11 votes sur 15
- Mary PLOURDE, 1 vote sur 15

Le nouveau bureau est élu, voici les résultats :
Président : Etienne CRIZANIAC
Trésorier : Sébastien HALLER
Secrétaire : Benoît BENASSON
Pôle JDR : Kevin GIL
Pôle GSM : Pierre Georges SALVAT
Pôle Informatique : Raphaël MOURNAT

6 – Questions diverses

En Janvier il faudra lancer l’appel d’offre pour la convention, Etienne CRIZANIAC explique qu’il voudra bien aider à préparer et apporter son expérience, mais ne veut pas l’organiser.

Le 25 et 26 Mars, Pierre Georges SALVAT veut organiser « les 24h du JDR » avec un concours pour 4 MJ ayant chacun 4 ou 5 joueurs. Il a tout préparé, il lui manque juste un lieu et des lots pour le concours.
Le trésorier s’occupera des lots.
Le secrétaire et le président s’occupe d’avoir l’espace LAVOISIER à PERPIGNAN ou l’espace Jean FERRAT à CABESTANY.

Une question sur la location ou le prêt d’un 2ème lieu plus grand pour l’association dans un autre village a été lancé. Le nouveau CA débâtera de ceci lors d’une prochaine réunion.

L’assemblée se clôture à 23h