Compte-rendu de la réunion n°1 de la Convention de la guilde du fantastique du 18 Février 2017

Etait présent du Conseil d’Administration :

Président : Etienne CRIZANIAC
Secrétaire : Benoît BENASSON
Responsable JDR : Kevin GIL
Responsable Convention : Claire HALLER

La réunion débute à 20h10

1 – Thème de la Convention

Pour cette année, le thème proposé est « Film de Geek ».
Il est accepté par les présents à la réunion.

2 – Date et déroulement de la Convention

Les dates du 22/23/24 Septembre 2017 ont été arrêté pour la convention.

Le vendredi :
- Mise en place et apport du matériel de l’association au lieu de la convention. Pour ce faire, nous aurons besoin d’un maximum de bénévoles et de véhicules capable d’amener le matériel ainsi que le frigidaire et autre.
- Le concours JDR fait son retour avec un scénario mis en place par Claire HALLER.

Le samedi :
- Le matin se tiendrons des tables rondes si nous avons des bénévoles qui se proposent pour tenir cette activité.
- La responsable Convention Claire HALLER propose aussi d’avoir 1 ou 2 MJ qui pourraient mettre en place un scénario sur le JDR qui a été créé lors de la convention JDRA (Voir avec le trésorier et responsable de cette convention Sébastien HALLER pour le complément d’information).
- L’après-midi et le soir se tiendront les tablées JDR comme habituellement.
- Un semi GN sera mis en place par Benoît BENASSON pour un maximum de 25 joueurs.

Le dimanche :
- Le matin se tiendrons des tables rondes si nous avons des bénévoles qui se proposent pour tenir cette activité.
- La responsable Convention Claire HALLER propose aussi d’avoir 1 ou 2 MJ qui pourraient mettre en place un scénario sur le JDR qui a été créé lors de la convention JDRA (Voir avec le trésorier et responsable de cette convention Sébastien HALLER pour le complément d’information).
- Une brocante de matériel GN/Semi/JDR sera mise en place le matin.
- La remise des lots se fera cette année à midi pour permettre à certains visiteurs s’ils le souhaitent de partir plus tôt.
- La cuisine et la vente d’entrée fermeront après la remis des lots.
- L’après-midi laissera place à des tablées JDR.

3 – Exposant et Editeurs

Cette année encore Insectopia et le Manoir du crime seront présents. Nous proposerons aussi aux Ecuries d’Augias et à Trésor 66 de venir.

4 - Affiche

L’affiche est déjà créée et des flyers devraient bientôt être imprimés pour amener aux différentes conventions où nos adhérents décideraient d’aller.

5 - Matériels

Nous arrivons en pénuries de Mug, la proposition d’en racheter et de changer la couleur du logo a été proposé et validé. Le trésorier avait acheté des bracelets de différentes couleurs que nous utiliserons pour les différents Pass.

7 - Lots

Nous sommes actuellement à 89 lots prêts et nous sommes en attente des lots éditeurs, ce qui devrait amener le nombre de lots à environ 100.
Il sera aussi acheté des DVD de « geeks » et des sachets de dés personnalisés.

Claire a proposé de créer des lots spéciaux en thème avec le concours JDR pour les MJ qui se lanceront dans ce fameux concours.
Comme l’année dernière, les lots seront posés sur les tables pour former un couloir. Les personnes ayant acheté un pass Week-end seront tirés au sort et iront chercher leur lot. Avant la sortie de ce « couloir » un photographe tirera le portrait devant un écran blanc ou seront apposé les logos des partenaires de la Convention.

Pour ce faire nous aurons besoin d’un bénévole pouvant faire de belles photos.

8 - Pass

Comme chaque année 3 pass seront mis en place :
- Le pass Week-End : 15€/10€ pour les adhérents à la Guilde.
- Le pass JDR : 3€
- Le pass Semi : 5€

Le pass Week-end ouvrant accès à toute les parties de JDR, la partie Semi et au mug sans fond.

Le pass JDR donne accès à une partie et le pass Semi au semi GN.

9 – Semi-GN

Cette année, Benoît BENASSON propose un scénario créé qui s’intitule pour le moment « Soirée mondaine façon Stan LEE » (titre à confirmer).
Pour ce faire, il lui faudrait 3 co-orga et si possible 3 PNJ pour cette partie de 25 joueurs maximum.

La réunion se clôture à 21h. La prochaine réunion aura lieu en Avril